¿A menudo sientes que no te alcanzan las horas del día para terminar todas tus tareas? ¿Eres de esas personas que se distraen fácilmente? No importa cuál sea tu trabajo, cualquier hombre o mujer que ocupa un puesto de liderazgo, que trabaja en una empresa, es propietario de un negocio o se desempeña como profesional independiente, puede sentirse abrumado por las responsabilidades diarias. Eso genera la confusión de que todo tiene el mismo nivel de prioridad. Sin embargo, la práctica demuestra que no es así. Pues, cambiar la organización del trabajo es la manera de controlar las tareas que tienes para hacer y no que ellas te controlen a ti.
Cambiar la organización del trabajo es la manera de controlar las tareas que tienes para hacer y no que ellas te controlen a ti.
En tiempos de teletrabajo, la productividad puede verse afectada no solo porque el lugar de permanencia se modifica, sino porque se pierde el contacto con los pares. En ausencia de compañeros de trabajo, se puede pasar más tiempo en redes sociales o encender la televisión para sentir compañía y acabar viendo un programa en horario laboral. Pero, lo mismo puede suceder en una oficina, donde un gran volumen de trabajo junto con una mala organización, pueden atentar contra la eficiencia.
En tiempos de teletrabajo, la productividad puede verse afectada no solo porque el lugar de permanencia se modifica, sino porque se pierde el contacto con los pares.
Teniendo en cuenta los consejos de un grupo de jóvenes emprendedores nucleados en Young Entrepreneur Council, te presentamos una lista de 10 puntos útiles para poder alcanzar tu máximo potencial y optimizar cada minuto.
1. Planificar y agrupar tareas similares
Estas son dos reglas que facilitan la jornada laboral. Lo primero que hay que hacer es planificar cada semana por adelantado. Hacerlo evitará que esa tarea quede para el lunes por la mañana y permitirá que comiences la semana aprovechando el tiempo al máximo.
Lo segundo es agrupar tareas semejantes. Por ejemplo, programar tres llamadas de clientes seguidas y el resto del día escribir presentaciones. De esta manera, no se cambia el enfoque a lo largo del día.
2. Utilizar un software de seguimiento del tiempo
Esto ayuda a mantener el foco en la tarea que se realiza. Hay personas que cuando trabajan solas se distraen más y eso impide cumplir los objetivos diarios. Este tipo de herramientas contribuyen con la administración de la agenda.
3. Contratar un asistente virtual
Delegar algunas tareas puede tener grandes ventajas. La contratación de un asistente puede ser muy valiosa a la hora de encarar un nuevo proyecto. Lo ideal es asignarle aquello que demanda mucho tiempo pero que no requiere de la atención de quien contrata. Limpiar una bandeja de entrada o encontrar potenciales clientes son algunas opciones.
4. Usar la Técnica Pomodoro
Concebida en los años 80 por Francesco Cirillo, destaca por su sencillez, pero también por su eficacia para controlar el tiempo. Con esta técnica entra en juego un temporizador que nos propone programar bloques de 25 minutos para poder rendir lo máximo en cada tarea. Luego, un descanso de 5 minutos y, una vez completados 4 ciclos con sus respectivos descansos, darle paso a uno más largo de aproximadamente 30 minutos.
Para no tener que hacerlo a mano y memorizar la técnica, existen aplicaciones gratuitas para el móvil y ordenador que hacen todo más fácil: Marinara Timer (es una página web); Focus Booster (es gratis 20 veces al mes); Focus To Do (disponible tanto para Android como para iOS); Focus 10 (disponible únicamente para Windows 10, pero también existe una muy similar para Mac) y Pomodoro Timer, son algunas de las más recomendadas para incorporar esta técnica al trabajo diario.
5. Hacer un mejor uso de tu lista de tareas pendientes
La clave es no perder el tiempo en tareas triviales. Por eso, es importante priorizar todo en la lista de tareas pendientes. Por ejemplo, en color rojo se marca lo urgente, con el naranja una prioridad y en azul las cosas que deben hacerse cuando se haya terminado todo lo demás.
6. Hacer la tarea más importante al comienzo del día
Este consejo es ideal para aquellas personas que alcanzan su mayor nivel de eficiencia en las primeras horas de la jornada. Consiste, esencialmente, en hacer la tarea más importante del día luego del desayuno.
7. Trabajar en una tarea a la vez
Evitar la multitarea y limitar las distracciones. Poniendo en práctica ambas cuestiones se consigue no solo hacer más, sino sentir la satisfacción de finalizar una tarea en lugar de demorarla.
8. Priorizar las tareas de alto impacto
Muchos emprendedores pierden demasiado tiempo en tareas que generan poco valor, y la mejor manera de aprovechar al máximo su tiempo es priorizando los proyectos de mayor impacto y renunciar a los más pequeños. Esto garantiza que se optimice el impacto del negocio propio.
9. Aprovechar las plantillas y listas de verificación
A veces es necesario realizar algunas tareas repetidamente de forma regular. Ese trabajo puede hacerse más rápido creando plantillas y listas de verificación estandarizadas, como las de correo electrónico o para las finanzas mensuales.
10. Escuchar música isocrónica
En ocasiones, el silencio es un obstáculo para la concentración. No obstante, llenar ese vacío, puede convertirse en una distracción. La música es una buena compañía si se selecciona la adecuada. La ciencia detrás de la música de tonos isocrónicos muestra que actúa como «entretenimiento cerebral», lo que puede reducir las distracciones y mejorar la productividad.
Fuentes: Influencive – Business Insider
