No son muchos los que tienen un buen sistema para administrar su tiempo… Comienza el día y te encuentras frente a una montaña de cosas por hacer, cosas que recordar, agendar y aplicar.Y te parece que no tienes tiempo suficiente para hacer todo lo que quieres. Uno de los mayores obstáculos para el éxito es la falta de tiempo, y no debería serlo, ¡en absoluto!
Llega un punto en el que muchas personas se sienten atrasados en todo momento, no importa lo que hagan. El estrés y la frustración se acumulan, y los grandes proyectos nunca despegan o quedan en el camino. Pero puedes encontrar el tiempo, gestionar más proyectos con éxito, y mantenerte al tanto de todos los detalles y listados de cosas por hacer, si tienes un buen sistema de gestión de tiempo y proyectos, ¡y son sólo tres pasos!.
Tres Pasos para una Mejor Administración del Tiempo
Este es un sistema que requiere lápiz y papel. Sugiero que comiences con una delgada carpeta de 3 agujeros y dos divisores. Guarda esta carpeta en tu escritorio, a la mano para consultar cuando lo necesites. Pero sólo hay que mirar una vez al día y luego una vez a la semana para la planificación semanal.
Puedes encontrar el tiempo, gestionar más proyectos con éxito, y mantenerte al tanto de todos los detalles y listados de cosas por hacer, si tienes un buen sistema de gestión de tiempo y proyectos, ¡y son sólo tres pasos!.Éstos son los pasos:
1. Crea una Lista de Proyecto para cada proyecto que tienes en curso
Comienza con el primer proyecto que se te ocurra. Sólo un título servirá: "Actualización del Website" o "Programa de Capacitación". La mayoría generalmente descubren que tienen más proyectos en marcha que realizar y que no tienen hojas de proyectos para la mayoría de ellos.
Ahora repasa cada una de las listas de proyectos por vez y empieza a añadir las tareas a realizar. Puede ser unas pocas, puede ser muchas. Para un proyecto de diez páginas puedes tener un total de 100 o más listas de tareas.
Recuerda, mantenías la mayoría de estas tareas en la cabeza cada día o tal vez en una lista grande. Ahora tienes listas separadas y distintas unas de otras. Algunas tienen más prioridad que otras. De hecho, algunos pueden no ser más que ideas sueltas que todavía no has analizado.
2. Crea una Lista Semanal a partir de tu Lista de Proyectos
A continuación, lo que se hace una vez a la semana es sacar tareas de tus listas de proyectos y transferir tareas a tu lista semanal. Para ello, empleas una sesión de planificación semanal que lleva entre 15 minutos a una hora (dependiendo de la cantidad de cosas que tienes para procesar).
Por cierto, si no crees que tengas tiempo para esta planificación, te estás engañando a ti misma/o. Por cada hora que pasas en la planificación, ahorras cinco a veinte horas. No es broma. Es así de poderoso.
Planificar la semana tiene un poco de arte. Tienes que transferir tareas de tus listas de proyectos diferentes y hay varias cosas a tener en cuenta: Uno, deseas transferir los elementos de más alta prioridad. Dos, no deseas transferir demasiadas tareas ni demasiado pocas. Tres, debes desprenderte de todas los demás tareas de la lista del proyecto por esta semana.
Es importante que pongas tareas "urgentes e importantes" en tu lista de cada semana, además de algunas tareas catalogadas como "no es urgente ni importante”.
Cada día se convierte en un juego para completar todas las tareas que tienes en la lista. Las tareas que no se completaron las debes transferir a la Lista de
Tareas del otro día.
3. Crea una Lista Diaria a partir de tu Lista Semanal
Ahora cada día empleas unos pocos minutos para planificar tu día, pues solo revisas tu Lista Semanal, no tu Lista de proyectos. No tienes cientos de tareas pendientes para considerar, solo una docena o algo más. A continuación transfieres las tareas elegidas de tu Lista Semanal a tu Lista Diaria; así que terminarás con una lista muy corta. 4 ó 5 tareas, raramente más de seis.
La cantidad de tareas que transfieras a tu Lista Diaria en realidad depende de tu agenda. Si tienes planificado dar dos teleclases y además tienes 3 entrevistas ese mismo día, lo prudente sería transferir muy pocas tareas; si otro día tu agenda se encuentra más despejada, entonces puedes transferir más tareas.
Cada día se convierte en un juego para completar todas las tareas que tienes en la lista. Las tareas que no se completaron las debes transferir a la Lista de Tareas del otro día. La clave consiste en poder ver la lista de tareas pendientes durante todo el día, idealmente junto con tu cronograma diario.
El poder de este sistema de gestión del tiempo se hace evidente a medida que comienzas a ponerlo en acción. Impleméntalo durante un mes completo y yo predigo que no será la falta de tiempo una excusa para no hacer tu marketing!
Entonces, si sientes que estás siempre atrasada/o, te sientes abrumada/o y estresada/o y sientes que las cosas te sobrepasan, lo que necesitas es poner en marcha un sistema para gestionar todo lo que tienes que hacer. Si este sistema no funciona para tí, entonces tienes que encontrar otro sistema para gestionar tu tiempo. El mejor sistema es uno que realmente apliques.
- ¿Qué tareas puedes delegar en un asistente virtual?
- ¿Estás satisfecha con tu jornada laboral?
- Preguntas al final del día: y tú…¿vives?
- ¿Sabes cuán
to vale tu tiempo? - Life Coaching: lidera tu vida
¿Ya has visitado Proyecto yo en nuestra ZONA VIDA PERSONAL?
