Dentro de las necesidades emocionales de las personas se encuentra la de pertenencia; todos necesitamos sentir que formamos parte de algo que nos trasciende y que va más allá de nuestra simple individualidad. Así, cubrir esa necesidad dentro de un equipo puede ser un motivo de estímulo y ayudar a todos a trabajar mejor y en una ambiente de mayor confianza.
Casi todos preferimos pertenecer a un grupo o una comunidad antes que ser lobos solitarios; por tanto, un director debe tratar de reunir a su equipo tan a menudo como las circunstancias se lo permitan, de modo que las personas que lo conforman sientan que forman parte de un grupo y ganen motivación y fuerza con esa pertenencia.
Un boletín o una carta circular, mensual o semanal, ayuda también a mantener el contacto con todos los miembros del equipo. Este tipo de comunicaciones, siempre iniciadas con buena intención por muchos directivos, suelen dejarse a un lado cuando el trabajo exige prioridad. Para evitar esto, una empresa delegó en sus profesionales la tarea de redactar una carta mensual; cada integrante de un equipo lo hacía una vez al mes, por rotación.
Cuando las personas no trabajan físicamente en la empresa
Hay muchas situaciones en las que los profesionales no se encuentran físicamente en las instalaciones de la empresa –como en el caso de muchos vendedores, por ejemplo–, con lo que el aislamiento les puede provocar cierta inseguridad. Para mejorar la comunicación y superar esa inseguridad, se puede hablar con ellos por teléfono. La mejor estructura para estas conversaciones es la siguiente:
1. Pedir a cada profesional que llame a una hora determinada, una vez al día o a la semana, por ejemplo, cuando se abre el correo por la mañana o después de conocerse los resultados de ventas de cada vendedor.
2. Identificar en lo posible los logros de cada persona, así como los posibles problemas que se han presentado y las posibles soluciones.
3. Comenzar la conversación con alguna enhorabuena, si procede. Investigar los problemas, si existen, y darle algún consejo práctico, tranquilizarlo y animarlo.
4. Terminar siempre con un detalle de calor y confianza.
Esta técnica exige una buena práctica para que funcione con el debido éxito. Hay que recordar que al otro lado del teléfono hay una persona que sólo oye una voz y unas palabras, no puede ver el rostro del que habla. Al mismo tiempo, resulta de una gran ayuda en muchas situaciones en las que los profesionales trabajan en proyectos complicados y que pueden generar frustración.
