¿Equipos virtuales? ¡Ojo con la incomunicación!

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La virtualidad es maravillosa, pero cuidado, porque los problemas más comunes en los grupos de trabajo, se dan cuando no comparten un mismo espacio físico. Además, los conflictos entre ellos son más duraderos y difíciles de resolver. El gran reto no está en la localización, sino en la comunicación, según los autores de esta investigación.

Si a veces es difícil resolver los problemas que se presentan en las relaciones entre unas y otras personas aun teniéndolas cerca y contando con más encuentros y oportunidades para buscar soluciones, lo es todavía más cuando estas personas que conforman equipos, no se encuentran en el mismo lugar, a veces ni se conocen físicamente, sino que tienen que recurrir voluntariamente a distintas opciones y herramientas para propiciar encuentros virtuales de paz y de mejoramiento.

Hoy en día es particularmente importante encontrar estrategias de comunicación que se adecúen a la forma de relacionarse de los equipos de trabajo virtuales, los cuales son cada vez más numerosos en empresas de todo el mundoHoy en día es particularmente importante encontrar estrategias de comunicación que se adecúen a la forma de relacionarse de los equipos de trabajo virtuales, los cuales son cada vez más numerosos en empresas de todo el mundo que han decidido adoptar las herramientas que les ofrece la tecnología para ahorrar costos, modernizar sus rutinas y ofrecer mejores condiciones de trabajo y mayor calidad de vida a sus empleados.

Los retos que en cuanto a este tema tienen en frente los directivos de estas compañías se han puesto de manifiesto en un estudio que realizó la consultora de formación corporativa VitalSmarts, entre más de 500 personas. Este estudio descubrió que 13 de los 14 problemas más comunes en las relaciones entre equipos laborales se dan en los que no trabajan en espacios compartidos, y que los conflictos entre aquellos compañeros de equipo que trabajan a distancia son más duraderos y significativamente más difíciles de resolver.

¡Qué la distancia no signifique incomunicación!
De acuerdo con el estudio, el gran reto está en la comunicación; según los hallazgos, las formas más comunes de lidiar con las dificultades producidas por la distancia tienden a destruir no solo las relaciones de trabajo, sino también la productividad general.

Y es que existen dos tendencias extremas que no benefician en absoluto la sana comunicación ni la resolución pacífica de los conflictos: por un lado están aquellos pasivos que deciden recurrir a la ley del silencio, empezar a evadir llamadas, no responder e-mails, evitar el trabajo con las personas en cuestión y dejarlas por fuera de decisiones importantes; y por otro están esos que escogen la violencia verbal y empiezan a hablar mal de sus colegas, a inventarles chismes, a persuadir a otros para que no trabajen con ellos , a cuestionar sus decisiones y a quejarse de todo lo que hacen.

Hay dos tendencias extremas que perjudican la sana comunicación y la resolución pacífica de los conflictos: los pasivos que deciden recurrir a la ley del silencio, y los que escogen la violencia verbal.
El autor del libro Crucial Conversations y coautor de este estudio, Joseph Grenny, explica cómo los directivos han pensado en los costos que se ahorran al contar con equipos virtuales, pero no en esos que se suman por los problemas del trabajo ineficiente y de la mala comunicación entre los integrantes de esos equipos.

En palabras de Grenny, “La solución no es en tener la misma localización –es la comunicación. A menos que los líderes de los equipos virtuales inviertan en las destrezas necesarias para hacer que estos equipos funcionen, seguirán obteniendo un desarrollo significativamente más bajo de su potencial”.

Conversaciones cruciales
Como explica el experto, la mayoría de los problemas surgen por la incapacidad de sostener conversaciones cruciales sobre temas políticos o emocionales, por lo que una habilidad fundamental sería la de lograr mantener este tipo de contacto con los compañeros del equipo virtual de una forma franca pero respetuosa. El estudio menciona cinco claves para lograrlo:

1. Hablar antes de empezar a trabajar con los compañeros virtuales para establecer normas que eviten malentendidos futuros y que faciliten el trabajo conjunto.

2. Elogiar y felicitar públicamente a quienes tengan éxito en alguna tarea, ya sea a través de teleconferencias o de e-mails con copia a sus jefe, entre otros.

Para establecer una comunicación más eficaz es fundamental conocer en detalle lo que rodea al otro y así lograr una comprensión que lleve al buen entendimiento y a la posible resolución de conflictos.3. Jamás expresar las preocupaciones en público, sino privadamente con la persona que tiene que ver con ellas, ya que al trabajar a distancia puede haber malos entendidos al no tener la posibilidad de leer el lenguaje corporal y de oír todo lo que la otra persona tiene que decir y la forma en que lo hace.

4. Empezar hablando de lo que NO se quiere decir para evitar malas interpretaciones. Es decir, aclarar en el primer momento aquello que no tiene que ver con el problema y que la otra persona puede estar asumiendo.

5. Cuando haya que tocar un tema conflictivo de forma grupal, por ejemplo a través de una teleconferencia, hablar primero por separado con algunas de las personas para que estas puedan convertirse en apaciguadoras a la hora de presentar el asunto a los demás, así no estén de acuerdo con la posición del directivo.

Finalmente, es importante tener en cuenta que cuando se trabaja con personas que están en diferentes lugares cada una de ellas tiene sus propias condiciones y entorno, además de otra gente a la que le tiene que responder, y por eso para establecer una comunicación más eficaz es fundamental conocer en detalle eso que rodea al otro y así lograr una comprensión que lleve al buen entendimiento y a la posible resolución de conflictos.

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