Cómo crear un plan de productividad para conseguir los objetivos planteados

cómo armar un plan de productividad
En el medio de la rutina y la vorágine de la cotidianeidad, se acumulan muchas tareas pendientes en la agenda. Ya sea del trabajo, de la vida familiar o personal, muchas veces es normal sentir que no podemos cumplir con aquello que nos habíamos propuesto.
Cuando esta sensación crece y nos hace colapsar, puede ser útil sentarse con tiempo a realizar un «plan de productividad».
Si bien el término se explica por sí mismo, es necesario darle una definición clara y concisa para saber exactamente lo que implica. Un plan de productividad describe sus objetivos, tanto a corto como a largo plazo, y los programa estratégicamente a lo largo de sus días, semanas o meses para ayudar a conseguirlos. Al mismo tiempo, también abordar los impedimentos clave para la productividad.

En primer lugar, hay que tener en cuenta que todos tenemos diferentes mentalidades, objetivos y problemas. También es cierto que cada uno de nosotros tiene su propio estilo de trabajo y proviene de diferentes orígenes. Por esta razón, es importante probar diversas maneras y técnicas hasta encontrar la que resulte más adecuada a nuestras necesidades.

Cómo crear un plan de productividad

La planificación de la productividad no es ciencia espacial. Todo lo que necesitas es adoptar la actitud correcta, recordar tus metas y emprender con una mente abierta. Olvídate de  todos los dogmas de productividad de «despertar a las 4 am» o «tomar duchas frías» y ponte a ver qué funciona para ti.

Dado que un plan de productividad es exclusivo de sus objetivos, temperamento y mentalidad, no existen pautas estrictas sobre cómo hacer uno. Sin embargo, los siguientes pasos proporcionan una hoja de ruta flexible del proceso que puede utilizar.

1. Establecer objetivos SMART

La organización inicial será crucial, ya que caminar sin rumbo no te llevará a ninguna parte. Tener un registro de sus objetivos y tareas hace que pasar de una tarea a la siguiente sea más fácil. Por eso es importante establecer objetivos SMART, ya que lo ayudan a realizar un seguimiento del progreso, mejorar la motivación y aumentar la productividad.

Una vez que tengas tus objetivos en papel, piensa en todo lo que necesitas hacer para alcanzarlos. Esto puede incluir tareas sobre su trabajo o metas comerciales, hábitos para la superación personal, proyectos personales o responsabilidades diarias. Comience con cualquier cosa que le venga a la mente, sin importar cuán trivial parezca, y agrúpelas bajo objetivos relevantes.

2. Controla el tiempo

Haga un seguimiento de cómo pasa su tiempo a lo largo del día para tener una idea de su día promedio. ¿Cuántas horas productivas estás gestionando al día? ¿Qué actividades consumen la mayor parte de su tiempo? Haga esto durante unos días y se sorprenderá de la cantidad de tiempo que dedica a distracciones o actividades triviales, como revisar su correo electrónico o las redes sociales.

3. Analice su hoja de tiempo y anote los desafíos que enfrenta actualmente

Después de realizar un seguimiento de su tiempo durante unos días, tendrá suficientes datos para obtener información valiosa.

Mientras analiza su registro de tiempo, puede hacerse las siguientes preguntas:

  • ¿Cuántas horas al día estás trabajando?
  • ¿Cuánto tiempo pasa en las redes sociales?
  • ¿Qué actividades ocupan la mayor parte de su tiempo?
  • ¿Cuánto tiempo le tomó completar una tarea en particular?

Responder estas preguntas lo ayudará a darse cuenta de los obstáculos que le impiden ser más productivo. Una vez que conoce los problemas, puede comenzar a pensar en sus soluciones.

Además de las distracciones comunes, como las redes sociales, debe anotar otras cosas, aparentemente irrelevantes, que podrían impedirle ser más productivo. Pregúntese:

  • ¿Le resulta difícil trabajar hasta altas horas de la tarde?
  • ¿Se siente letárgico la mayor parte del tiempo?
  • ¿No estás durmiendo bien?

Mientras anotas los desafíos, debes mantenerte fiel a ti mismo. Trate de no darse excusas por sus comportamientos improductivos.

4. Crea y sigue un horario

Usando los conocimientos de su análisis, cree un cronograma mientras considera sus objetivos.

Dependiendo de sus objetivos y horas de máxima productividad, asigne horas diarias o semanales apropiadas para el trabajo, el ejercicio, el ocio, la familia o los proyectos personales. No hay bien o mal; todo depende de sus objetivos y preferencias personales.

Por ejemplo, si desea iniciar un nuevo negocio, debe asignar algunas horas a la semana para trabajar en su negocio. Pero si su objetivo es tener un gran cuerpo de verano, reduzca el tiempo que pasa en su teléfono y programe más sesiones semanales de gimnasio.

Independientemente de cuáles sean sus objetivos, es importante mantener un calendario realista. No desea programar hasta el último segundo del día. Tu horario debe ser lo suficientemente flexible para acomodar planes repentinos. Y no olvide incorporar descansos bien merecidos. El objetivo no es mantenerse ocupado sino aumentar la productividad.

5. Encuentre su estrategia de productividad ideal y manténgala

La productividad no es algo natural para la mayoría de nosotros. Sin embargo, el uso de métodos probados y probados puede ayudar a facilitar el proceso. Aquí hay algunas estrategias de productividad que puede usar:

El método Ivy Lee

El método Ivy Lee es una estrategia simple pero eficiente para incorporar a su horario. Haz una lista de 6 tareas que necesitas completar cada día. Clasifíquelos en orden de importancia y comience con la tarea más importante. El objetivo es terminar una tarea a la vez.

Una vez que haya terminado con la primera tarea, pase a la siguiente, luego a la siguiente, hasta que haya terminado con su lista. Si no puede completar las seis tareas, simplemente muévalas al día siguiente.

El principio de Pareto

El principio de Pareto, también conocido como la regla 80/20, es una famosa estrategia de productividad que hace hincapié en centrarse en las tareas más importantes. Según el principio de Pareto, el 20% de las tareas (más importantes) producen el 80% de los resultados.

Use la regla 80/20 para priorizar sus tareas mientras se enfoca en los resultados deseados. Identifique las tareas clave que producirán la mayor parte de esos resultados y concéntrese en completar esas tareas primero.

La Técnica Pomodoro

Aumente su productividad con el método Pomodoro enfocándose en una sola tarea durante 25 minutos y luego tomando un breve descanso. El método Pomodoro es perfecto para completar tareas grandes y abrumadoras. Se vuelve mucho más fácil comprometerse y completarse cuando divide la tarea en varias tareas más pequeñas (que puede completar en 25 minutos).

6. Vuelva a analizar su rendimiento y experimente

La planificación de la productividad no es una cosa de una sola vez. Es posible que su primer plan de productividad no sea tan detallado o efectivo como esperaba. Por eso es importante revisar su progreso semanal y mensual.

Vea qué tan bien está funcionando su plan de productividad. Identifique los obstáculos que podría haber pasado por alto y ajuste su plan para abordarlos. Si una estrategia en particular no está dando resultados, pruebe una diferente y observe los resultados.

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