Una reunión de trabajo bien organizada es una herramienta de trabajo eficaz, ya que brindan un espacio para la comunicación directa entre los miembros de un equipo o departamento, además de permitir compartir información, ideas, preguntas y preocupaciones de manera más eficiente.
Además, las reuniones proporcionan un entorno en el que se pueden tomar decisiones importantes. Los participantes pueden discutir diferentes puntos de vista, evaluar opciones y llegar a acuerdos o soluciones conjuntas. Esto ayuda a agilizar el proceso de toma de decisiones y a obtener un consenso más rápido, especialmente cuando se tratan temas como la impresión digital.
A su vez, proporcionan un entorno propicio para abordar problemas y encontrar soluciones. Al reunir a las personas adecuadas en un mismo espacio, se puede aprovechar la diversidad de conocimientos y perspectivas para identificar las causas raíz de los problemas y buscar alternativas viables.
Aún así, muchas veces se tiene la sensación de que este tipo de encuentros son inútiles y suponen una pérdida de tiempo. Esto puede ocurrir porque tenemos programadas demasiadas reuniones en nuestra agenda y parece que todo ese tiempo podría ser dedicado a trabajo efectivo.
Otra causa del malestar que provocan en los trabajadores es porque suelen convertirse en eventos interminables. ¿Quién no ha salido de más de una reunión con la sensación de que todo lo que se ha tratado allí podía haberse resuelto con un email o en diez minutos?
Esto sucede porque esas reuniones no están bien programadas, no tienen un objetivo claro y, para colmo, no se han convocado con la suficiente antelación, pensando bien qué miembros del equipo deben estar presentes y cuáles no.
CÓMO CONVERTIR UNA REUNIÓN EN ALGO ÚTIL
El problema, pues, no está tanto en hacer reuniones sino en la conveniencia o no de convocarlas y en que todas las personas invitadas estén ahí porque es realmente necesario contar con ellas. Es decir, un problema de eficacia.
¿Cómo se consigue hacer que una reunión sea útil para todos los convocados? Aquí van algunos consejos.
1. ¿Para qué convoco una reunión?
Esta es la primera pregunta que hay que plantearse. Si se busca únicamente compartir información, es probable que baste con enviar un email o pedir un informe, no nos hagas perder el tiempo, Mari Puri.
Ahora bien, si es porque se necesitan nuevas ideas para sacar adelante un proyecto, adelante, convócala. Porque una reunión presencial o por videollamada puede resultar eficaz para ese propósito. Y ya sabes lo que dicen, cuatro ojos ven más que dos.
Es importante establecer el propósito de la reunión, determinar claramente el objetivo y qué resultados se esperan obtener. Esto te ayudará a definir el alcance de la reunión y a mantener el enfoque durante la misma.
Otro consejo útil es elegir fecha, hora y duración adecuadas, es decir, que sean convenientes para la mayoría de los participantes. Vale recordar que es necesario asignar suficiente tiempo para abordar los temas importantes sin que la reunión se vuelva demasiado larga.
2. Qué cuestiones deben tratarse
Es indispensable programar qué temas se van a tratar, y para que sea correcto, hay que hacerlo con tiempo y con la suficiente antelación para encauzar la reunión y centrarse en lo prioritario. Si tienes claros los puntos que vais a discutir, es más difícil que te olvides de algún asunto importante y tengas que convocar una nueva junta para tratarlo.
En esa planificación, calcula también cuánto tiempo le vas a dedicar a cada punto y cuánto llevará en total la reunión. Si puedes adelantar a las personas que participen este dato, podrán concentrarse mejor en los asuntos a tratar. Tranquiliza mucho saber que se hablará durante diez minutos de una cosa y otros diez de otra, que no esperar que el tema se líe y les den las mil sin resolver nada.
Entonces, en resumen, elabora una agenda detallada que incluya los temas que se van a tratar y el tiempo asignado a cada uno. Comparte la agenda con anticipación a los participantes para que puedan prepararse adecuadamente.
3. Sé específico en las invitaciones
Una reunión de trabajo no es un acto social ni debe servir para hacer comunidad. Las reuniones son espacios para coordinar métodos de trabajar y otras cuestiones relacionadas a lo laboral. Para que sean lo más eficaces posible, se debe seleccionar bien a los participantes.
Envía invitaciones claras y detalladas a los participantes, indicando la fecha, hora, duración y lugar de la reunión. Si la reunión se realizará de forma virtual, proporciona el enlace y las instrucciones necesarias para unirse.
4. Escuchar, ley primera
Para que estos encuentros sean productivos, conviene escuchar las opiniones y sugerencias de todos los participantes.
Anima a los participantes a compartir sus ideas, hacer preguntas y expresar sus opiniones. Asegúrate de que todos tengan la oportunidad de contribuir y evitar que una o pocas personas dominen la conversación.
Que haya diferentes puntos de vista no tiene por qué ser malo, al contrario; permiten ver la cosa desde todos los ángulos posibles y tomar mejores decisiones.
También puede ser útil establecer algunas normas básicas para garantizar un ambiente productivo. Esto puede incluir pedir a los participantes que respeten los turnos de palabra, mantengan la confidencialidad de cierta información, o cualquier otra regla relevante.
5. Que alguien se encargue de tomar notas
Durante la reunión, asegúrate de mantener el enfoque en los temas de la agenda. Anota los puntos importantes, toma decisiones y asigna tareas si es necesario. Evita las distracciones y dirige la discusión para mantenerla enfocada.
También es importante que, antes de empezar la reunión, encargues a una persona que apunte cuanto allí se hable. De esta manera, los demás os despreocupáis del tema y seguís con lo vuestro, que es eso que os ha obligado a reuniros.
El encargado de tomar notas se responsabilizará después de hacerlas llegar a todos los participantes de la reunión. Además, les resultarán muy útiles a quienes, por el motivo que sea, no hayan podido asistir.
6. ¡Se acabó!
Siguiendo la planificación que ya tenías hecha, no está mal avisar de que quedan pocos minutos para terminar. Evitarás que la gente se enrolle más de la cuenta y conseguirás ir al grano. No imaginas el alivio que supone para el personal saber que el encuentro no se va a eternizar.
Un poquito antes de llegar al final, es conveniente hacer un breve resumen de lo que se ha hablado y especificar las conclusiones. Es el momento, también, de asignar tareas y responsabilidades para aquellos asuntos que hayan podido surgir, y ponerles fecha límite de realización, que luego la cosa se dispersa y ya sabemos. Y sé amable: despídete dando las gracias por la asistencia y reconoce el esfuerzo.
Es el momento de resumir y establecer acciones a seguir. Al finalizar la reunión, repasa los puntos clave discutidos y las decisiones tomadas. Establece un plan de acción con tareas específicas, responsables y fechas límite. Envía un resumen de la reunión a todos los participantes para mantenerlos informados.
7. Haz un seguimiento de la reunión
Si la razón para convocar una reunión es avanzar en el trabajo y conseguir un objetivo, no servirá de mucho si no haces un seguimiento después. Así que monitorea el progreso del trabajo de los asistentes y mantenlos informados de cómo se va avanzando.
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