Si el principio de escasez es el que le otorga el valor económico a las cosas y recordamos que el tiempo no es un bien stockeable, dejaríamos de dilapidarlo. Según Servan Schrfeiber el tiempo es aquello que mide una transformación y un recurso no renovable que puede perderse y jamás ganarse, pero que siempre puede ser mejor aprovechado. Sin embargo, no parece que lo valoremos.
Quizás no seamos conscientes de la finitud de nuestra estadía en el mundo o bien que el vivir corriendo hacia el tener nos impida ver si realmente estamos transitando por el camino o procedimiento correcto.
Cualquiera sea la razón, el caso es que tanto en el aspecto estrictamente personal como en el campo empresarial el tiempo como elemento de valor no es suficientemente valorado, si no fuera así no se comprende la lamentable pérdida de éste o en el mejor de los casos, su incorrecta e ineficiente utilización.
Sorprendentemente, la pérdida del tiempo es uno de los elementos que mayor frustración nos origina y si tenemos en cuenta que no es un elemento stockeable estaremos frente al cruento error que cometemos usualmente con el agravante de que el dinero sigue tras él.
Hoy el buen uso de las herramientas del management representa la posibilidad del desarrollo de la ventaja competitiva; el elemento diferenciador por excelencia. La ventaja que representaba la tenencia de elementos estructurales o estáticos ya dejó de ser tal. La velocidad del cambio y los diversos componentes del contexto económico actual así lo exigen.
Anímate al test de la utilización del tiempo
Para darnos cuenta si estamos o no usando bien nuestro tiempo esn útil hacer "el test de los seis meses de vida" que propone Schreiber. Imagina -espero que no seas supersticios@- que por cualquier razón sólo te quedan 6 meses de vida: desde esta posición verás que te asaltan múltiples ideas de cosas que no puedes dejar de hacer. Luego, pregúntate si tu vida es coherente con ese fin. Si la realidad no es lo que debiera es que tienes que trabajar ya en la reestructuración de tu vida.
Como afortunadamente, tenemos "consciencia de ser", tenemos una obligación superlativa: no podemos desperdiciar o mal usar el tiempo. Y cuando hablo de "perder el tiempo" no me refiero al ocio necesario para la salud mental y la capacidad creativa y productiva. Hablo de la "perdida de tiempo" como la no utilización en directa relación con la consecución de los objetivos trascendentes de cada persona.
Para eso es fundamental reconocer el error y que la "corrección" no sea una actitud espontánea y/o intermitente, sino un proceso habitual: Para ello es imprescindible entrenarse concienzudamente en la difícil tarea de la categorización y discriminación de las actividades prioritarias.
La fórmula para no ceder bajo la presión que implica, es considerar que el uso del tiempo está vinculado con el rendimiento y la productividad y si lo administramos mejor estaremos actuando en directa relación con el incremento del rendimiento y la productividad.
Los ladrones de tiempo más comunes son:
- Llamadas telefónicas imprevistas o largas en exceso.
- Gente o colegas que se presentan sencillamente a conversar.
- Visitas (clientes o proveedores) que se presentan de improviso.
- Ineficiencias del personal o colaboradores.
- Almuerzos de trabajo, acompañamiento a visitantes extranjeros.
- Reuniones en exceso o extremadamente largas.
- Gestiones personales o compromisos de orden familiar.
- Objetivos o prioridades no definidos o poco claros.
- Falta de planificación.
- Falta de plazos.
- Perfección y detallismo obsesivo.
- No saber decir "no".
- Superposición de responsabilidades.
- Intereses confusos o contrapuestos.
- Falta, exceso o deficiente información.
- Agotamiento físico y/o mental.
¿Cuánto vale lo que no hacemos por falta de tiempo?
Las horas decisivas establecen la diferencia y son aquellas en las que estamos solos para reflexionar, estudiar, prever e incluso crear. Generalmente son aquellas que no registramos en nuestra agenda como compromiso a satisfacer.
No siempre avanzar es ganar
Es importante tener en claro que no siempre el avanzar representa la correcta utilización del tiempo. La capacidad de utilización de éste se verá notablemente incrementada también cuando sepamos cuando detenernos. En términos futbolísticos "parar la pelota para mirar la cancha" es lo que permite armar el juego y llevar a cabo la acción ofensiva.
El saber detenerse en la actividad permitirá sopesar la realidad y poder planificar las acciones posteriores. Aunque a la mayoría de la gente le parezca que el tiempo dedicado a la planificación es tiempo desperdiciado, un verdadero profesional sabe que uno de los más importantes atributos positivos de la planificación es justamente lo contrario.
El ahorro en tiempo y demás recursos que permite el anticiparse a los hechos y potenciales errores no es comparable con el costo que implica el afrontarlos.
El adelantarnos mentalmente al tiempo origina tres cuestiones fundamentales a los efectos del progreso y ahorro del tiempo: 1) incentiva el "deseo" de los partícipes de la planificación dado que les proporciona la concreción mental del objetivo; 2) permite evitar errores y sus consecuencias; y 2) facilita la consecución de los objetivos mediante la eficiencia del proceso.
La planificación está al alcance de todos y a pesar de disponer de una agenda, no siempre la usamos. Sugiero considerar la adopción de una simple planilla para reordenar las actividades sobre la base de la importancia relativa de las mismas dentro de su contexto particular. Para ello, te acerco un modelo base fácilmente adaptable a cualquier realidad.
La "Planilla de Organización de Tiempos" se divide en 4 partes o secciones.
1. Temas de Importancia y/o Urgentes a ser tratados en el día.
- Reuniones o entrevistas.
- Llamados telefónicos.
- Seguimiento de temas anteriores.
- Cuestiones p
ersonales.
2. Temas de Importancia a ser tratados en la semana.
- Reuniones o entrevistas.
- Llamados telefónicos.
- Seguimiento de temas anteriores.
- Cuestiones personales.
3. Temas en Estudio.
4. Temas a incluir en "Planillas" futuras.
Según la actividad y situación esta planilla deberá adaptarse en cuanto a su tamaño, contenido, ventana de análisis, etc. Cualquiera sea el caso, aplicación, modificación o no del modelo, lo que no debes hacer es seguir perdiendo el tiempo.
En tu capacidad para el manejo del tiempo se manifestará el elemento diferenciador para con tus pares.
Estamos ante una competencia extremadamente difícil; todos tenemos el mismo recurso escaso: todos desconocemos cuánto -de cantidad- disponemos de él… El resultado estará signado por quienes marquen el mejor aprovechamiento del tiempo en virtud de sus objetivos personales y sociales.
Y el premio, al margen del éxito relativo alcanzado, será haber vivido una vida intensa, la que realmente hayas elegido.
