Aumenta tu productividad en 6 pasos

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Dice Camille Preston que las horas de actividad no siempre se corresponden con el nivel de productividad. Para conseguir ser más productivas, nos propone 6 reglas de oro que no puedes dejar de lado si quieres que tu tiempo rinda más.


Hoy en día sentimos que vamos a mil por hora, que no paramos y aún así nos encontramos con una lista de tareas aún más larga al finalizar la jornada de lo que era al comienzo. Días como éstos nos dejan agotadas, deconcertadas y abatidas (entre otras cosas).

¿Cómo puede ser que trabajando más de ocho horas al día no consigamos avanzar? ¿Cómo es posible teniendo en cuenta la cantidad de cosas que hacemos? La razón: el nivel de actividad no siempre puede equipararse al nivel de productividad. Las personas auténticamente productivas conocen y viven a través de estas seis estrategias:

Cuando vivimos sobrepasadas, estamos en constante movimiento y todo parece urgente. Parar nos permite ver las cosas de forma más clara, ser más eficientes y hacer mejores elecciones. Dando un paso atrás y analizando las demandas, podemos hacernos mejores preguntas.1. Más no es siempre más
En nuestra cultura, más es más. La percepción generalizada es que cuanto más hagamos y más tengamos (más información, más conexiones, más datos, más gadgets, más trabajo, más cosas…) mejores, más poderosas y más exitosas seremos. Esta idea de siempre tener que hacer y poseer más es lo que guía la mayoría de las actividades en las que estamos implicadas y nos hace estar “activas” incluso cuando no hay razón para ello.

La información es un ejemplo perfecto de esto. Hoy en día la información es muy abundante, pero el verdadero poder y el auténtico propósito está en discernir qué información es importante y después saber cómo procesarla de manera eficiente. Y no puedes hacer eso si estás en búsqueda constante de datos.

2. Evitar devolver el golpe y tratar de resolver los problemas en su lugar
Todas conocemos la sensación de tener la bandeja de entrada del correo electrónico saturada. Lo más probable es que sientas como se eleva tu ritmo cardiaco y tus niveles de estrés (una investigación llevada a cabo por la NSF demuestra este impacto) mientras te preguntas como vas a responder a esa cantidad ingente de emails mientras tienes reuniones, preparas in formes, diriges a tu equipo y abordas grandes proyectos.

Si eres como la mayoría de la gente, seguro que has vivido esos momentos a los que a mí me gusta llamar “la jaula de bateo del correo electrónico”: apuntas, disparas y realmente no tienes ni idea de donde aterriza tu correo, porque en lo único que estás enfocada es en sacarlo cuanto antes de tu bandeja de entrada. Aunque esto puede hacerte sentir bien en el corto plazo, realmente no estás resolviendo problemas, no estás dando lo mejor de ti misma y estás incrementando el estrés de los que están a tu alrededor.

La próxima vez que “vayas a batear” hazlo así:

  • Identifica qué emails te presionan más.
  • Pregúntate sobre el auténtico problema o petición que subyace al mensaje.
  • Decide quien es la persona adecuada para solucionar esta petición o problema.
  • Identifica cual es el vehículo adecuado para resolverlo (teléfono, reunión, presentación, etc.)

3. Parar
Puedo escucharlo ahora mismo: “¿Qué? ¿Quieres que pare? ¿Acaso no ves el tamaño de mi lista de tareas?” Lo sé, parar suena descabellado, pero no parar de hacer y hacerlo todo nos lleva a momentos de locura en los que probablemente no estemos haciendo nada. Cuando vivimos sobrepasadas, estamos en constante movimiento y todo parece urgente. Parar nos permite ver las cosas de forma más clara, ser más eficientes y hacer mejores elecciones. Dando un paso atrás y analizando las demandas, podemos hacernos mejores preguntas. Desenchufarnos del frenesí nos permitirá diferenciar lo importante de lo urgente, ganar perspectiva y poner en marcha mejores estrategias, así que:

  • Para.
  • Apaga tu tecnología.
  • Reenfocaté en lo que más importa.
  • Genera opciones y alternativas para abordar las prioridades.
  • Establece un plan y temporiza los pasos a dar para ejecutarlo.

Alejándonos de los estados de urgencia y del constante hacer, en realidad podremos avanzar y conseguir que las cosas se hagan.

4. Eliminar las distracciones para lograr enfocarse
Ponemos cantidades increíbles de energía tratando de evitar cualquier distracción para mantenernos enfocadas. La mayoría de las veces no nos damos cuenta de cómo esto afecta a nuestro cerebro de manera negativa y lo que es peor, dedicamos muy poco tiempo a posicionarnos a nosotras mismas en el camino del éxito.

Distintas investigaciones confirman que la fuerza de voluntad es un recurso limitado. Si la malgastas a lo largo del día resistiéndote al chocolate que hay en la mesa de tu compañera, tendrás menos fuerza de voluntad disponible para llevar a cabo el trabajo duro y otras tareas más importantes (como ir al gimnasio). Así que:

  • Haz una lista de las cosas que te distraen en una jornada habitual.
  • ¿Cuáles de estas distracciones puedes controlar?
  • ¿Qué hábitos ayudarían a limitar esas distracciones?

Las tareas importantes suelen aparecer de repente en mi mente en los momentos más inoportunos. En vez de gastar energía tratando de recordarlas, las escribo en una lista de “Varios”. Luego, dos veces al día, consulto la lista y asigno prioridades decidiendo cuáles son las más importantes y en las que debo enfocarme.

5. Sistematiza para maximizar la energía mental
Todas hemos escuchado la frase “Practicar te lleva a la perfección”. En realidad, la práctica te lleva a lo permanente. Lo que practicamos de manera constante, se convierte en un hábito. Neurológicamente, cada vez que repetimos una acción recableamos nuestro cerebro. Cuantas más veces hacemos algo, este recableado se torna más profundo y robusto. Esto hay que aprovecharlo construyendo sistemas que funcionan. Cuanto más rutinarios logremos que sean estos hábitos, menos energía mental tendremos que poner en ellos. Si siempre pones tus llaves en el mismo sitio,  nunca más tendrás que preguntarte donde están porque ya lo sabrás. Este tipo de sistemas pueden ir desde como gestionas tus nuevos contactos hasta como organizas los archivos o como contestas tus emails. Los sistemas funcionan en cualquier ámbito de la vida, así que:

  • Construye sistemas (sistematiza) de manera intencionada.
  • Repite rutinas.
  • Simplifica tu pensamiento.
  • Maximiza tu energía mental.

6. Controlar el tiempo para maximizar la atención
No importa lo duro que trabajemos y como de disciplinadas seamos con nuestra sistematización de hábitos, no podemos ser productivas el día entero, pero podemos maximizar nuestra productividad con estos consejos básicos:

  • Trabaja en intervalos de 90 minutos. La investigación demuestra que nuestros cerebros trabajan mejor de esta manera. Pon foco en la tarea, después ralentiza y haz algo distinto durante 15 minutos: un paseo, una siestecita, ordenar papeles, etc. Simplemente haz algo completamente diferente, así tu cerebro puede descansar.
  • Agrupa los proyectos que son similares en ese intervalo de 90 minutos. Por ejemplo, haz todos los informes de gastos en un mismo bloque de tiempo.
  • Conócete a ti misma. Agenda los proyectos importantes para los momentos en los que te sientes mentalmente más lúcida. Yo soy más creativa y fuerte por las mañanas, así que reservo esta parte de mi día para tareas que implican un pensamiento más profundo, para grandes proyectos y para grandes desafíos.
  • Agenda tus descansos para “recargar pilas”: la oxigenación, hidratación y nutrición son muy importantes, hay que programarlas de manera regular a lo lardo de la jornada.

Ser productiva tiene que ver con hacer mejores elecciones, utilizar mejores estrategias y entender como nuestro cerebro y nuestro cuerpo funcionan mejor. Con un poco de práctica puedes trabajar de manera mucho más inteligente, vivir mejor y ser decididamente más productiva

Camille Preston para Ellas 2.0. Camille Preston es la Fundadora y CEO of AIM Leadership, una compañía de coaching y entrenamiento personal enfocada en mejorar la eficiencia personal, de equipos y de organizaciones desarrollando habilidades de liderazgo. Es asesora, conferenciante y mentora de Compass Partners, una organización sin ánimo de lucro que ayuda a   formar a emprendedores responsables. Camille tiene un BA por Williams College y un PhD en psicología por la Universidad de Virginia.

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